HITY GOFINU

Na początku lipca 2015 r. wpłaciliśmy zaliczkę na dostawę towaru (50% wartości dostawy). Nie otrzymaliśmy jednak faktury zaliczkowej. 20 lipca 2015 r. kontrahent dostarczył nam zamówiony towar wraz z fakturą sprzedaży. Jak zaksięgować tę transakcję? Czy wraz z dostawą powinniśmy otrzymać także fakturę zaliczkową?

Dla celów VAT otrzymanie (przez podatnika VAT) zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów powoduje generalnie powstanie obowiązku podatkowego. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Jednocześnie podatnik przyjmujący zaliczkę jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie należności przed wydaniem towaru (por. art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Fakturę zaliczkową można również wystawić 30 dni przed otrzymaniem zaliczki. Nie wpłynie to jednak na datę powstania obowiązku podatkowego w VAT, który również w tym przypadku wystąpi dopiero z chwilą otrzymania zaliczki. Uwzględniając powyższe przepisy, w sytuacji opisanej w pytaniu faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona w terminie do 15 sierpnia 2015 r. Jeśli faktura zaliczkowa (bądź kilka faktur zaliczkowych) nie obejmie całej należności, jaka ma zostać zapłacona przez nabywcę, to dostawca po wydaniu towaru ma obowiązek wystawić fakturę końcową (zwaną też fakturą ostateczną lub rozliczeniową). Faktura ta w zasadzie jest ostatecznym rozliczeniem danej transakcji i jest wystawiana z zastosowaniem ogólnych zasad przewidzianych przepisami ustawy o VAT. Fakturę tę wystawia się – co do zasady – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do wydania towaru (por. art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Oznacza to, że w sytuacji opisanej w pytaniu faktura końcowa potwierdzająca dokonanie w lipcu 2015 r. dostawy towarów, również powinna zostać wystawiona w terminie do 15 sierpnia 2015 r.

Druk faktury zaliczkowej dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Podatek VAT

Przykład

I. Założenia:

Spółka 2 lipca 2015 r. wpłaciła zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów w kwocie: 5.000 zł, co stanowiło 50% wartości transakcji. Dostawa towarów miała miejsce 20 lipca 2015 r. Wraz z towarem spółka otrzymała fakturę zakupu (z uwzględnieniem elementów, które powinna zawierać faktura zaliczkowa, wskazanych w art. 106f ust. 1 ustawy o VAT) na kwotę brutto: 10.000 zł (w tym VAT: 1.869,92 zł). Dostawca nie wystawił faktury zaliczkowej.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W czerwcu 2015 r. na nasz rachunek walutowy wpłynęła zaliczka na poczet WDT od kontrahenta unijnego. Czy mamy obowiązek wystawić do tej zaliczki fakturę? Czy w sytuacji, gdy nie będzie faktury, wpłatę zaliczki mamy zaksięgować na rozliczenia międzyokresowe przychodów?

Obowiązek podatkowy w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT) powstaje – co do zasady – z chwilą wystawienia faktury przez podatnika, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. Jeśli WDT wykonywana jest w sposób ciągły przez okres dłuższy niż miesiąc, to dostawę tę uważa się za dokonaną z upływem każdego miesiąca do czasu zakończenia dostawy tych towarów (por. art. 20 ust. 1 i ust. 1a ustawy o VAT).

Brak obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych w przypadku WDT nie oznacza jednak, iż wpływ zaliczki można pominąć w księgach rachunkowych. Jak bowiem stanowi art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto z uwagi na fakt, że księgi rachunkowe prowadzi się w walucie polskiej, to każdą operację gospodarczą wyrażoną w walucie obcej należy przeliczyć na złotówki.

Zasady wyceny operacji gospodarczych wyrażonych w walucie obcej w trakcie roku obrotowego zawarte są w art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że operacje w walucie obcej ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia:

1) po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa wyżej, a także w przypadku pozostałych operacji.

Dla celów podatku dochodowego, co do zasady, za datę powstania przychodu uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi (częściowego wykonania usługi), nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności (zob. art. 14 ust. 1c updof i art. 12 ust. 3a updop). Generalnie przychód z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów powstaje na ogólnych zasadach, to znaczy w dniu wydania towarów (poza szczególnymi warunkami dostawy). Jeżeli jednostka otrzymała zaliczkę na poczet dostawy towarów w ramach WDT, która zostanie wykonana w następnych okresach sprawozdawczych, to otrzymanie takiej zaliczki nie wiąże się z powstaniem przychodu podatkowego (zob. art. 14 ust. 3 pkt 1 updof oraz art. 12 ust. 4 pkt 1 updop).

Na temat powstania przychodu podatkowego z tytułu WDT można przeczytać w Zeszytach Metodycznych Rachunkowości nr 10 z 2015 r. na str. 17–18

Również dla celów bilansowych przedpłaty na poczet przyszłych dostaw od kontrahenta nie powodują powstania przychodu w momencie ich otrzymania. Na podstawie art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów.

Co istotne, otrzymane przez jednostkę od odbiorców zaliczki, które po dostarczeniu towarów staną się przychodami ze sprzedaży, ujmuje się w bilansie po stronie pasywów. W jednostce sporządzającej bilans według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości zaliczki takie wykazuje się w pasywach w pozycji B.III.2 lit. e) "Zaliczki otrzymane na dostawy".

Przykład

I. Założenia:

Na walutowy rachunek bankowy spółki "X" wpłynęła zaliczka na poczet dostawy towarów w wysokości: 2.000 EUR od kontrahenta z Niemiec. Średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wpływu zaliczki wynosił: 4,15 zł/EUR (kurs przykładowy).

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Zajmujemy się organizacją imprez okolicznościowych. Na poczet wykonania przyszłych usług od osób prywatnych pobieramy zaliczki. Rezerwacje na organizacje imprez przyjmowane są z dużym wyprzedzeniem, nawet na dwa lata przed wykonaniem usługi. Jak przebiegać powinna ewidencja księgowa pobieranych zaliczek i ich rozliczenia po wykonaniu usługi?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Kwestia ewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczek otrzymanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi została jednoznacznie uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363). W myśl § 3 ust. 2 tego rozporządzenia, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Więcej na temat kas rejestrujących można przeczytać w serwisie www.kasafiskalna.pl

Podkreślenia wymaga przy tym fakt, iż obowiązek podatkowy w VAT powstaje zasadniczo z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli jednak przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (zaliczkę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Otrzymaną zaliczkę traktuje się jak kwotę brutto, a zawarty w niej VAT należny obliczany jest metodą "w stu". Zaliczka opodatkowana jest według stawki VAT właściwej dla usługi (lub towaru), której dotyczy.

Zaliczkę pobraną od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności na poczet zorganizowania imprezy okolicznościowej można ująć w księgach w sposób następujący:

W dacie realizacji usługi należy przeksięgować wpłaconą zaliczkę na właściwe konto przychodów, zapisem

Dla celów podatku dochodowego zaliczki otrzymane na poczet przyszłych usług (lub towarów) stają się – co do zasady – przychodem podatkowym w momencie realizacji usługi (lub dostawy towaru). Przy czym, począwszy od 1 stycznia 2015 r., podatnicy zobowiązani do rejestrowania pobranych wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które będą wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, przy zastosowaniu kas rejestrujących zgodnie z przepisami ustawy o VAT, mają możliwość wyboru formy rozliczania tych wpłat. Na mocy art. 14 ust. 1j–1l updof oraz art. 12 ust. 3g–3i updop, mogą oni, w pewnych okolicznościach, dokonane wpłaty na poczet przyszłych dostaw towarów i usług zaliczać do przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym już w dniu ich pobrania. W 2015 r. możliwość ustalenia daty powstania przychodu w ten sposób mają podatnicy, którzy w terminie do 20 stycznia 2015 r. (podatnicy CIT, których rok podatkowy jest inny niż kalendarzowy – do 20. dnia pierwszego miesiąca roku podatkowego) zawiadomili właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy ustalania przychodu. Z kolei podatnicy rozpoczynający ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej mają obowiązek zgłoszenia formy ustalania przychodów w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie obrotów przy jej zastosowaniu.