HITY GOFINU

W jaki sposób księgować przysługujące pracownikom wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego?

Na temat zasad ustalania wynagrodzeń urlopowych można przeczytać w serwisie www.prawopracy.gofin.pl w zakładce Urlopy wypoczynkowe

Zasadą jest, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu lub w przypadkach znacznego wahania ich wysokości – z okresu przedłużonego do 12 miesięcy. Powyższe wynika z art. 172 K.p. Sposób, w jaki należy ustalić powyższe wynagrodzenie, wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). Według § 6 ww. rozporządzenia, wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
   
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
   
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
   
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
   
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
   
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
   
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
   
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
   
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
   
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
   
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

W myśl § 7 i 8 ww. rozporządzenia, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Z kolei składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, przyjmuje się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadku znacznego wahania ich wysokości mogą być one uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Przysługujące pracownikowi wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego (w kwocie brutto) ewidencjonowane jest – na podstawie listy płac – zapisem:

Składki ZUS obciążające pracodawcę księguje się natomiast zapisem:

W naszej firmie ze środków ZFŚS przyznawane są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez pracownika we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą). Jak powinna przebiegać ewidencja księgowa wypłaty takiego dofinansowania?

Pracodawcy przyznają często świadczenia na rzecz pracowników w formie dopłat do wypoczynku, np. zorganizowanego w formie wczasów dla dorosłych i dzieci, obozów, kolonii dla dzieci i młodzieży, jak również wypoczynku zorganizowanego przez pracowników we własnym zakresie, nazywanego potocznie "wczasami pod gruszą". Dopłaty do takiego wypoczynku mogą być sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub ze środków obrotowych pracodawcy.

Jeżeli pracodawca dopłacił pracownikowi do jego wypoczynku, a pomoc ta pochodziła ze środków ZFŚS, to kwota przekazanego mu dofinansowania nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to odpowiednio z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 581 ze zm.).

Przekazując pracownikowi dofinansowanie ze środków ZFŚS, należy mieć jednak na uwadze art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111), dalej zwanej ustawą o ZFŚS. Przepis ten wskazuje, że przyznawanie przez pracodawcę ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Istotne jest więc, aby wysokość dopłaty do wypoczynku pracownika pracodawca uzależnił od wymienionych wyżej kryteriów. Jeżeli bowiem, przy przyznawaniu pracownikom tego rodzaju dopłat z ZFŚS, pracodawca nie uwzględni sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, wówczas od przekazanego im wsparcia zobowiązany będzie naliczyć i opłacić zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Należy również pamiętać, iż dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku zorganizowanego przez pracownika we własnym zakresie jest przychodem. W myśl bowiem art. 12 ust. 1 updof, za przychód ze stosunku pracy uważa się m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne bez względu na źródło finansowania. Może ono jednak korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Na mocy tego przepisu wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Na temat opodatkowania letniego wypoczynku można przeczytać m.in. w Pomocniku Podatnika z czerwca 2015 r.

Ewidencja księgowa potrącenia zaliczki na podatek dochodowy, gdy wypłacone z ZFŚS świadczenie nie korzysta w całości lub w części ze zwolnienia z podatku dochodowego, może przebiegać w następujący sposób:

Jednostka może wypłacić przyznane pracownikowi dofinansowanie do wypoczynku, o którym mowa w pytaniu, bezpośrednio z konta bankowego ZFŚS, z rachunku bieżącego lub z kasy jednostki. W księgach rachunkowych wypłatę tę można zatem ująć zapisem:

Jeżeli jednostka wypłaci powyższe świadczenie z rachunku bieżącego lub gotówką z kasy, to należy dokonać refundacji tej kwoty z rachunku ZFŚS, zapisem: Wn konto 13-0 lub 10, Ma konto 13-5/0.

Czy każda jednostka ma obowiązek tworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe? W jaki sposób księgować takie rezerwy i jak je rozliczać?

Za urlop niewykorzystany uważa się urlop za dany rok kalendarzowy i lata poprzednie, niewykorzystany przez pracownika do dnia 31 grudnia, przy uwzględnieniu stanu na dzień bilansowy w przypadku gdy rok obrotowy jest różny od kalendarzowego.

Nie ma konieczności tworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy w przypadku, gdy przesunięcie urlopów pomiędzy latami ma charakter powtarzalny w każdym roku obrotowym i jednocześnie wysokość kosztów związanych z niewykorzystanymi urlopami jest z roku na rok zbliżona. Celowe może być natomiast utworzenie rezerwy na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe w odniesieniu do pracowników produkcyjnych, którzy wynagradzani są w formie akordu czy dniówki i to tylko wówczas, gdy wykorzystanie przez tę grupę pracowników zaległych urlopów istotnie wpływa na wielkość przychodów ze sprzedaży. Tego typu rezerwy tworzy się bowiem w celu właściwego odniesienia kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników. Natomiast w sytuacji, gdy urlopy nie mają wpływu na produkcję oraz w stosunku do pracowników administracyjnych, nie ma potrzeby tworzenia takiej rezerwy.

Jeżeli zgodnie z polityką rachunkowości jednostka tworzy rezerwy na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe, to powinna ująć je w księgach rachunkowych na koncie 64 – jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Jak wynika bowiem z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy wynikających m.in. z obowiązku wykonywania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów na wynagrodzenia z tytułu niewykorzystanych urlopów można ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Rezerwy utworzone w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów rozlicza się uwzględniając art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, tzn.:

• stosownie do upływu czasu – w równych kwotach na koniec każdego okresu sprawozdawczego (z reguły okresem sprawozdawczym przyjmowanym przez jednostki jest miesiąc) lub
   
• stosownie do wielkości świadczeń – w odniesieniu do faktycznie poniesionych kosztów w dacie ich poniesienia.

Przy czym czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Rzeczywiście poniesione koszty z tytułu wypłaconych wynagrodzeń za wykorzystany zaległy urlop i rozwiązanie rezerwy jednostka może zaksięgować w sposób następujący:

W przypadku stwierdzenia, że utworzona rezerwa przewyższa faktycznie poniesione w danym okresie koszty, należy dokonać rozwiązania stwierdzonej nadwyżki, odnosząc ją na zmniejszenie kosztów (art. 39 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Ewidencja księgowa takiej operacji będzie przebiegać w jednostce prowadzącej:

1) wyłącznie konta zespołu 4, zapisem: Wn konto 64-1, Ma konto 49,

2) konta zespołu 4 i 5 lub tylko 5, zapisem: Wn konto 64-1, Ma konto zespołu 5.

Przykład

I. Założenia:

1. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości spółka tworzy rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe pracowników produkcyjnych. W 2014 r. utworzyła rezerwę na kwotę: 24.000 zł.

2. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, a bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów rozlicza stosownie do wysokości faktycznie poniesionych kosztów. W lipcu 2015 r. pracownik produkcyjny wykorzystał zaległy (z poprzedniego roku) urlop wypoczynkowy i wypłacono mu z tego tytułu kwotę: 720 zł.

3. Dla uproszczenia w przykładzie pominięto kwestie dotyczące składek ZUS i podatku dochodowego.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2014 r.

B. Zapisy w księgach 2015 r.

W 2015 r. będziemy tworzyć rezerwy na niewykorzystane urlopy po raz pierwszy. Czy rezerwę dotyczącą urlopów niewykorzystanych w latach poprzednich należy zaksięgować jako błąd z lat ubiegłych?

W sytuacji gdy kwota rezerwy dotycząca lat ubiegłych jest znacząca i nie można uznać sprawozdań finansowych za lata ubiegłe za prawidłowe, kwotę tej rezerwy należy – stosownie do art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości – odnieść na zyski (straty) z lat ubiegłych. Ujmuje się ją wówczas w księgach rachunkowych, zapisem:

Taki sposób ewidencji wynika również z przykładu zaprezentowanego w KSR nr 6. Co istotne odniesienie w 2015 r. kwoty rezerwy utworzonej po raz pierwszy na wynik z lat ubiegłych, nie wpływa na sposób jej rozliczenia. Powstanie zobowiązanie, a tym samym rozwiązanie rezerwy księguje się na zasadach ogólnych.

Z ważnych powodów odwołaliśmy pracownika z urlopu wypoczynkowego. W związku z powyższym byliśmy zobowiązani do zwrotu temu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów. W ciężar jakich kosztów należy odnieść zwróconą pracownikowi kwotę?

Przepisy regulujące zasady odwoływania pracownika z urlopu wypoczynkowego

Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie określają, w jakich sytuacjach pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Z treści art. 167 § 1 K.p. wynika, iż taka sytuacja może mieć miejsce tylko wówczas, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Przykładowo, może to być konieczność zastąpienia innego pracownika, nagłe zamówienie od kontrahenta, pilna naprawa specjalistycznych maszyn i urządzeń bądź kontrola organów podatkowych lub innych instytucji kontrolnych, w związku z którą niezbędna jest obecność danego pracownika.

Fakt odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia poniesionych w związku z tym przez pracownika kosztów. Wydatki te muszą jednak pozostawać w bezpośrednim związku z dokonanym odwołaniem (por. art. 167 § 2 K.p.). Mogą to być np. koszty podróży powrotnej z miejsca, w którym pracownik spędzał urlop (koszty biletów lotniczych, przejazdu pociągiem, autobusem, samochodem), opłaty poniesione za niewykorzystaną część pobytu w hotelu, ośrodku wczasowym albo w kwaterze prywatnej, koszty noclegów w drodze powrotnej z urlopu, czy też opłacone z góry wycieczki zaplanowane do odbycia podczas urlopu. Poniesione przez pracownika wydatki muszą być przy tym odpowiednio udokumentowane (m.in. fakturami, rachunkami, biletami itp.). Zwrotowi nie podlegają natomiast utracone korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć w czasie pobytu na urlopie oraz wydatki poniesione przy okazji wyjazdu na urlop.

Co istotne, jeśli z powodu odwołania pracownika z urlopu będzie musiała wrócić z wakacji również jego rodzina, to pracodawca będzie miał obowiązek zwrócić koszty dotyczące także tych osób (zwłaszcza małżonka i dzieci).

Ewidencja zwrotu kosztów związanych z odwołaniem pracownika z urlopu

Zwracana pracownikowi kwota może zostać zaksięgowana zapisem:

Zwracamy uwagę, iż kwota wypłacona na podstawie art. 167 K.p., z tytułu zwrotu kosztów (faktycznie poniesionych i udokumentowanych) pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu, nie stanowi dla tej osoby przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof, a tym samym nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji otrzymany przez pracownika zwrot takich wydatków nie podlega również oskładkowaniu.

Przykład

I. Założenia:

1. Z ważnych powodów jednostka zmuszona była odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. W związku z tym pracownik zrezygnował z części wykupionych wcześniej wczasów. Po powrocie do pracy pracownik przedstawił faktury i bilety na kwotę: 837 zł, dokumentujące koszty związane z przerwaniem urlopu i powrotem do pracy.

2. Kwotę kosztów poniesionych przez pracownika zwrócono mu na rachunek bankowy.

3. Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Nie jesteśmy zobowiązani do tworzenia ZFŚS. Naszym pracownikom wypłacamy raz w roku świadczenie urlopowe. Świadczenie to finansowane jest ze środków obrotowych. Jakie konto powinny obciążyć kwoty wypłacanych świadczeń?

Pracodawcy niebędący jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają prawo wyboru formy w jakiej będą zaspakajali socjalne potrzeby pracowników. Ta grupa pracodawców może:

• utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo
   
• wypłacać raz w roku świadczenie urlopowe.

Jeśli zostanie podjęta decyzja o wypłacaniu świadczenia urlopowego, to przysługuje ono jeden raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie urlopowe należy wypłacić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu przez pracownika. Jest ono należne bez względu na sytuację materialną i rodzinną pracownika. Pracownik nie ma obowiązku przedkładania jakichkolwiek zaświadczeń o dochodach, aby je otrzymać. Uprawniony nie musi też składać w tej sprawie żadnego wniosku. Świadczenie przysługuje z mocy prawa, a jedynym warunkiem jest odpowiednio długi okres urlopu wypoczynkowego. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS – odpowiednio do rodzaju zatrudnienia i wymiaru czasu pracy pracownika.

Wysokość odpisów na ZFŚS w 2015 r. podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl w zakładce Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Pobraną zaliczkę na podatek dochodowy ujmuje się w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych, zapisem:

Świadczenie to – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS – nie stanowi natomiast podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników. W przypadku wypłaty świadczenia urlopowego w kwocie wyższej od odpisu podstawowego, obowiązek naliczenia składek będzie dotyczył jedynie nadwyżki wypłaconej ponad wartość równą temu odpisowi.

Sama wypłata świadczenia urlopowego – po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy i ewentualnych składek ZUS – księgowana jest zapisem: Wn konto 23-4, Ma konto 13-0.